公文審核常見問題例析
- 更新時(shí)間：2013-11-01
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政府公文
以下是為您推薦的《公文審核常見問題例析》，希望能對(duì)您的工作、學(xué)習(xí)、生活有幫助，歡迎閱讀參考！
公文審核常見問題例析
公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。因此，公文的性質(zhì)和作用以及公文獨(dú)特的語體，決定了公文語言的準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性、平實(shí)性、莊重性。這里向大家介紹一些公文審核過程中，發(fā)現(xiàn)的常見問題例析，希望能對(duì)大家學(xué)習(xí)、規(guī)范公文格式有所幫助。
一、公文格式不規(guī)范
公文格式是公文最基本的規(guī)范。對(duì)此，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2012年下發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關(guān)要求。但在實(shí)際工作中，仍存在著不規(guī)范的情況。
（一）與標(biāo)題有關(guān)的問題
1.無標(biāo)題或標(biāo)題要素不全。按照規(guī)定，公文一般應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題，且應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三個(gè)要素組成，如：《國(guó)家信訪總局關(guān)于召開第七次全國(guó)信訪工作會(huì)議的請(qǐng)示》。其意義在于簡(jiǎn)明扼要地說明公文的核心內(nèi)容，讓閱文者一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們?cè)诤税l(fā)文稿或收文辦理時(shí)經(jīng)常看到，有的公文沒有標(biāo)題，非得看完全文才知道行文單位的意圖；有的公文標(biāo)題沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的公文標(biāo)題中，事由概括不夠準(zhǔn)確、精練，讓人看了一頭霧水。
2.標(biāo)題編排不美觀。按照規(guī)定，標(biāo)題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，呈梯形或菱形。但一些同志對(duì)這一規(guī)定把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致有的標(biāo)題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促；有的字?jǐn)?shù)較多的標(biāo)題不分行或分行不恰當(dāng)；有的回行時(shí)把一個(gè)詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。
舉例
錯(cuò)誤：沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、標(biāo)題過長(zhǎng)不分行
關(guān)于2011年度全國(guó)××系統(tǒng)干部培訓(xùn)班有關(guān)安排的通知
正確：
×××辦公廳關(guān)于2011年度全國(guó)××系統(tǒng)
干部培訓(xùn)班有關(guān)安排的通知
錯(cuò)誤：沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、分行不合理、兩行字?jǐn)?shù)相差太大
對(duì)政協(xié)十一屆全國(guó)委員會(huì)第四次會(huì)議第×××號(hào)提案的
協(xié)辦答復(fù)意見
正確：
××部對(duì)政協(xié)十一屆全國(guó)委員會(huì)第四次會(huì)議
第×××號(hào)提案的協(xié)辦答復(fù)意見
錯(cuò)誤：回行時(shí)把一個(gè)詞（“工作任務(wù)”）拆開寫在了兩行，破壞了詞義完整
×××關(guān)于2011年政府系統(tǒng)反腐倡廉有關(guān)工作任
務(wù)進(jìn)展情況的報(bào)告
正確：
×××關(guān)于2011年政府系統(tǒng)
反腐倡廉有關(guān)工作任務(wù)進(jìn)展情況的報(bào)告
（二）與落款有關(guān)的問題
1.不注意區(qū)分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排；不加蓋印章的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空二字編排，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。在實(shí)際工作中，一些發(fā)文機(jī)關(guān)不注意這二者之間的區(qū)別，有的不加蓋印章的公文落款也按加蓋印章的公文落款標(biāo)準(zhǔn)編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文落款按不加蓋印章的公文落款標(biāo)準(zhǔn)編排。
2.落款與正文空隔不當(dāng)。常見的情況是：落款與正文空隔過大，少的空二三行，多的空五六行。應(yīng)當(dāng)留出多大空隔，應(yīng)視文種而定。具體規(guī)定是：加蓋印章的公文，印章頂端應(yīng)當(dāng)距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文，無論是單一機(jī)關(guān)行文還是聯(lián)合行文發(fā)文機(jī)關(guān)署名，第一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名都標(biāo)注在正文（或附件說明）下空一行位置。
3.忘記加蓋印章。一般而言，除有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。但有的可能是因?yàn)樨?fù)責(zé)發(fā)文的同志粗心大意或是發(fā)文時(shí)間緊急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就不再加蓋印章。
舉例：加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款編排上的不同
××××××××××。
××部
××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××部
××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××部
（三）與附件有關(guān)的問題
經(jīng)常見到的錯(cuò)誤是：
1.附件說明編排不當(dāng)。如，附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求是，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。
2.附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行。
3.附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，沒有與上一行附件名稱的首字對(duì)齊，而是頂格編排或是與附件順序號(hào)對(duì)齊。
4.使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)。有的未按照要求在附件順序號(hào)后面使用下腳點(diǎn)，而是使用頓號(hào)、逗號(hào)等；有的在附件名稱中使用書名號(hào)；有的在附件名稱后使用分號(hào)或句號(hào)。
5.附件在文中的位置不當(dāng)。這種情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯(cuò)將附件編排在版記之后，而一般情況下應(yīng)該在版記之前另面編排。
6.附件標(biāo)記不規(guī)范。按照規(guī)定，“附件”二字及附件順序號(hào)應(yīng)該用三號(hào)黑體字，附件順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如“附件
舉例
錯(cuò)誤：附件名稱沒有緊隨“附件：”之后、使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)
附：
1、××××××××××××；
2、《××××××××》；
3、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正確：
附件：1.××××××××××××
2.××××××××
3.××××××××××××××××××××××××××××××××
錯(cuò)誤：附注標(biāo)在了落款之前
××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（注：此件不作公開報(bào)道）
××××××××部
×年×月×日
正確：附注標(biāo)在成文日期下一行，左空兩個(gè)字用圓括號(hào)括入。
××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××部
×年×月×日
（注：此件不作公開報(bào)道）
（四）與字體字號(hào)有關(guān)的問題
1.沒有按照規(guī)范使用字體。一般情況下，公文標(biāo)題用二號(hào)方正小標(biāo)宋體字；正文用三號(hào)方正仿宋體字。正文中，第一層標(biāo)題用方正黑體字、第二層標(biāo)題用方正楷體字、第三層標(biāo)題用方正仿宋體字；正文中除中央領(lǐng)導(dǎo)同志批示內(nèi)容外，一般不使用方正黑體字。但實(shí)際工作中，有些同志不注意遵守這些規(guī)范，有的在第一層標(biāo)題中用方正楷體字。有的隨意將第二層和第三層的標(biāo)題加粗，或是將正文中一些重點(diǎn)內(nèi)容任意使用方正黑體字標(biāo)注。
2.在正文中甚至一個(gè)自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如方正仿宋和仿宋。這種情況多數(shù)是因一篇文稿的內(nèi)容由不同的電子文本剪貼而來造成的。
舉例
錯(cuò)誤：一個(gè)自然段中出現(xiàn)兩種字體（下劃線部分為仿宋體，無下劃線部分為方正仿宋體）
你反映的問題很重要、很有針對(duì)性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實(shí)既定措施，進(jìn)一步改進(jìn)工作。
正確：均為方正仿宋體
你反映的問題很重要、很有針對(duì)性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實(shí)既定措施，進(jìn)一步改進(jìn)工作。
（五）格式方面的其他問題
1.文字沒有對(duì)齊。按照規(guī)定，每個(gè)自然段的句首應(yīng)左空兩個(gè)字，第一個(gè)字與上下行的第三個(gè)字對(duì)齊。但我們?cè)诤烁鍟r(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有對(duì)齊的情況，出現(xiàn)最多的是左空僅一個(gè)字或是一個(gè)半字。
2.附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項(xiàng)，如公文的印發(fā)傳達(dá)范圍、使用時(shí)須注意的事項(xiàng)等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號(hào)括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。
3.落款不規(guī)范。當(dāng)正文之后的空白容不下發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期并加蓋印章時(shí)，可采取調(diào)整正文行距或字距的措施加以解決。如果采取措施仍無法解決，可以將發(fā)文機(jī)關(guān)署名、日期編排在下一空白頁(yè)上并加蓋印章，并在該空白頁(yè)第一行頂格標(biāo)注“（此頁(yè)無正文）”。
二、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法不規(guī)范
標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是輔助文字記錄的符號(hào)，是書面語的有機(jī)組成部分，用來表示停頓、語氣及詞語的性質(zhì)和作用。《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（GB/T 15834—2011）》作了明確規(guī)定和詳細(xì)說明，便于人們正確掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法，以準(zhǔn)確表達(dá)文章、推動(dòng)漢語書面語言的規(guī)范化。從核文情況看，在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法上主要有以下幾個(gè)問題：
（一）沒有分清點(diǎn)號(hào)之間的層級(jí)關(guān)系，“亂了輩分”。點(diǎn)號(hào)的作用在于點(diǎn)斷，主要表示說話時(shí)的停頓和語氣。點(diǎn)號(hào)又分句末點(diǎn)號(hào)和句內(nèi)點(diǎn)號(hào)。句末點(diǎn)號(hào)用在句末，有句號(hào)、問號(hào)、嘆號(hào)3種，表示句末的停頓和句子的語氣。句內(nèi)點(diǎn)號(hào)在句內(nèi)，有逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)、冒號(hào)4種。常用點(diǎn)號(hào)的層級(jí)關(guān)系從低到高應(yīng)該是：頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)。從操作層面來解釋，就是要先用句內(nèi)點(diǎn)號(hào)，再用句末點(diǎn)號(hào)；先頓號(hào)，再逗號(hào)，然后是分號(hào)，最后才是句號(hào)。而我們看到有些文稿中，在分號(hào)與分號(hào)之間的句子里常出現(xiàn)句號(hào)，這是明顯的錯(cuò)誤，因?yàn)榉痔?hào)是句內(nèi)點(diǎn)號(hào)，而句號(hào)是句末點(diǎn)號(hào)，不能混淆了它們之間的層級(jí)關(guān)系。
（二）沒有分清標(biāo)號(hào)之間的不同功能，“戴錯(cuò)帽子”。標(biāo)號(hào)的作用是標(biāo)明，主要標(biāo)示某些成分（主要是詞語）的特定性質(zhì)和作用。在公文中，標(biāo)號(hào)使用錯(cuò)誤最多的是書名號(hào)。按照規(guī)定，書名、篇名、報(bào)紙名（包括板塊、欄目名）、刊物名（包括欄目名），以及其他文化精神產(chǎn)品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號(hào)，非文化精神產(chǎn)品不能使用書名號(hào)，如：物質(zhì)產(chǎn)品、商品、商標(biāo)、課程、證件、單位、組織、獎(jiǎng)項(xiàng)、活動(dòng)、展覽、集會(huì)、稱號(hào)等。在實(shí)際工作中，許多同志對(duì)書名號(hào)的用法并不是很清楚，造成了書名號(hào)的濫用。如：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成《終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)》。”數(shù)據(jù)庫(kù)不具備文化精神產(chǎn)品的屬性，不能使用書名號(hào)，但為了強(qiáng)調(diào)，引起人們的注意，可以使用引號(hào)，即：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成‘終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)’。”
（三）不注意語意語境，“站錯(cuò)位置”。主要是出現(xiàn)在句號(hào)的使用上。句號(hào)是用于陳述句末尾的停頓，但有些同志在一句話的內(nèi)容未表述完時(shí)用了句號(hào)。如：“我們認(rèn)真貫徹落實(shí)，嚴(yán)格按照《通知》要求，周密部署，扎實(shí)推進(jìn)。并以此為契機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作。”這一段話中的“并”是一個(gè)關(guān)聯(lián)詞，說明一句話未完，因此，在“并”字前，不能使用句號(hào)，而應(yīng)該使用逗號(hào)。再如：“為充分發(fā)揮職能作用，真正關(guān)心干部，尊重人才，努力使人盡其才、才盡其用，為各級(jí)干部才能的發(fā)揮提供廣闊的空間，創(chuàng)造必要的條件。根據(jù)《關(guān)于健全完善干部考核制度的意見（試行）》，就做好干部的日常管理，提高處級(jí)及以下干部平時(shí)考核質(zhì)量，制定本實(shí)施辦法。”其文中的句號(hào)用法也是錯(cuò)誤的，因?yàn)橹v到“創(chuàng)造必要條件”時(shí)，話未講完，還要往下說，所以應(yīng)該用逗號(hào)。
（四）不該標(biāo)注時(shí)標(biāo)注，“畫蛇添足”。這種情況多發(fā)生在附件中或標(biāo)題中。如：附件名稱使用書名號(hào)、分號(hào)或句號(hào)；在公文標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而按照規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；在文中單列的第一層標(biāo)題后加句號(hào)；對(duì)一些并非具有特殊含義的詞語標(biāo)注引號(hào)等，都屬于此類情況。
（五）不按照規(guī)范標(biāo)注文號(hào)中的括號(hào)，“蒙混過關(guān)”。按照規(guī)定，文號(hào)中的括號(hào)應(yīng)該使用六角括號(hào)，如：“中發(fā)〔2007〕5號(hào)”。一些同志或不清楚有關(guān)規(guī)定，或是為了圖省事，在書寫文號(hào)時(shí)，常常使用圓括號(hào)或方括號(hào)，如：“中發(fā)[2007]5號(hào)”或“中發(fā)（2007）5號(hào)”，這些都是錯(cuò)誤的。
三、數(shù)字用法不規(guī)范
公文中的數(shù)字包括兩種，一種是阿拉伯?dāng)?shù)字，一種是漢字?jǐn)?shù)字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：一種是“必須”的、“唯一”的選擇，如統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，而定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字?jǐn)?shù)字。如：八國(guó)聯(lián)軍、五四運(yùn)動(dòng)、二萬五千里長(zhǎng)征、不管三七二十一、十七屆六中全會(huì)，等等。另一種是可以“變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號(hào)中的數(shù)字等，目前體例大都統(tǒng)一規(guī)定，可以靈活掌握。但有兩個(gè)可遵循的基本原則：一是凡可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時(shí)，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；二是全篇體例應(yīng)當(dāng)一致。在公文中，數(shù)字使用不規(guī)范主要有以下幾種情況：
（一）時(shí)間的表述。原則上使用阿拉伯?dāng)?shù)字，且分為12小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述和24小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午8時(shí)40分”、“下午14時(shí)30分”。因?yàn)?/span>“上午幾時(shí)”或“下午幾時(shí)”是12小時(shí)制的表述方式，而24小時(shí)制的表述方式不用標(biāo)明上午或下午，直接寫“8時(shí)40分”、“14時(shí)30分”。此外，也可用另一種便捷表達(dá)方式，如：“08：40”、“14：30”。
（二）分?jǐn)?shù)和百分比的表述。對(duì)于規(guī)范格式公文，分?jǐn)?shù)和百分比的表述應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字的表述方法，如：“1/3”、“50%”,而不能使用漢字?jǐn)?shù)字的表述方法。但許多同志在擬稿時(shí)都使用了漢字?jǐn)?shù)字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概數(shù)的表述。與分?jǐn)?shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，如：“二三米”、“一兩個(gè)小時(shí)”。但常常有同志使用阿拉伯?dāng)?shù)字，或在相鄰的兩個(gè)概數(shù)之間使用了頓號(hào)，如“2、3米”、“1、2個(gè)小時(shí)”或“二、三米”、“一、兩個(gè)小時(shí)”。
（四）全文體例不一致。按照規(guī)定，如果遇到?jīng)]有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵循一個(gè)原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例一致。但有的文稿卻沒有體現(xiàn)這個(gè)原則，如：“我局現(xiàn)有十二個(gè)司室，47個(gè)處。”又如：同一個(gè)文號(hào)的文件，在前一個(gè)自然段中表述為“5號(hào)文件”，后一個(gè)自然段卻表述為“五號(hào)文件”。